Department Assistant (m/f/d)

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The Frankfurt School of Finance & Management is a research-oriented business school at university level, internationally accredited by EQUIS, AACSB, and AMBA. We offer comprehensive education and consulting services to students, executives, alumni, participants, clients, and partners from all around the world.

The Frankfurt School is one of the largest German faculties in economics. Our professors work closely with decision-makers in politics and business to develop solutions to current issues. Research findings from the departments of the Frankfurt School are applied in leading companies, the financial services industry, politics, and development cooperation.

The Faculty Assistant will play a key role in supporting our faculty by managing administrative and organizational tasks, ensuring smooth operations across departments and centers in a fast-paced academic environment.

• Provide day-to-day administrative support to multiple faculty member
• Plan, coordinate, and execute events such as conferences, seminars, and colloquia.
• Prepare detailed travel itineraries, documentation, and arrange travel visas as needed.
• Process expense reimbursements accurately and in a timely manner.
• Maintain and regularly update faculty webpages.
• Assist in the hiring process for professors, including coordinating interviews, managing documentation, and supporting communication with candidates.
• Support the onboarding process for new professors and academic staff.
• Maintain consistent and professional communication with a broad network of students, colleagues, and organizational partners.
• Carry out additional duties and responsibilities as assigned.

The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, and proactive, with exceptional interpersonal and communication skills. They excel at managing complex schedules, coordinating collaborative activities, and fostering positive relationships with internal and external stakeholders. Reliability, professionalism, and a collegial mindset are essential, along with the following qualifications:

• University degree or completed commercial training.
• 3–5 years of experience in an administrative or assistant role.

• 30 Tage Urlaub & zusätzliche freie Tage für besondere Anlässe:

  Ob Jahresausklang, Hochzeit, Umzug oder Ihr Geburtstag: Wir schenken Ihnen Zeit, inklusive freier Tage an Heiligabend und Silvester sowie jeweils einen halben Tag an Ihrem Geburtstag und Faschingsdienstag

• Betriebliche Altersversorgung:

  Wir denken an morgen: mit einer starken Zusatzversorgung für Ihre Zukunft
  

• Bezuschusste Mensa:

  Gesunde und abwechslungsreiche Verpflegung zu attraktiven Preisen in unserer Mensa

• Corporate-Benefits-Programm:

  Exklusive Rabatte für Mitarbeitende bei zahlreichen Partnerunternehmen: von Technik bis Freizeit

• Gleitzeit mit Freizeitausgleich:

  Struktur trifft Flexibilität: Innerhalb unserer Kernarbeitszeiten profitieren Sie von einem Gleitzeitmodell mit der Möglichkeit, Überstunden durch Freizeit auszugleichen

• Mitarbeiterevents & Teamkultur:

  Ob Sommerfest, Weihnachtsfeier oder inspirierende Skill-Sharing-Sessions: wir feiern Erfolge gemeinsam

• Mobiles Arbeiten im 3-2-Modell:

  Flexibles Arbeiten: Drei Tage im Büro, zwei Tage remote – für eine ausgewogene Work-Life-Balance

• Möglichkeiten zur Weiterbildung und beruflichen Entwicklung:

  Bildung ist unsere Expertise: Individuelle Karriereförderung durch maßgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Entwicklungsprogramme

• Sehr gute Verkehrsanbindung:

  Optimal erreichbar durch zentrale Lage und hervorragende Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

• Smarte KI-Lösungen im Büroalltag:

  Unsere modernen KI-Lösungen unterstützen Sie im Arbeitsalltag: für schnellere Abläufe und mehr Freiraum für das Wesentliche

• Sport- und Fitnessangebote:

  Vielfältige Sportmöglichkeiten: für einen aktiven Ausgleich zum Arbeitsalltag

• Vergünstigtes Deutschlandticket:

  Nachhaltig und kostengünstig unterwegs mit dem subventionierten Deutschlandticket