Digital Operations Manager (w/m/d)

Wir bieten ein vielseitiges Aufgabengebiet in unserem Team „Academic Operations“. Das Team verantwortet die akademische Stunden- und Raumplanung, Optimierung der hochschulweiten Campusbuchungen, das akademische Dozentenmanagement sowie das Content-Management der Lernplattform Canvas. Neben der Sicherstellung der operativen Abläufe treibt das Team die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen innerhalb der akademischen Programme voran.

Ihr Aufgabengebiet

• Systemverantwortung der Planungssoftware TimeEdit für den akademischen Betrieb (ins. Stundenplanung und Raumbuchung) und Projektleitung der weiteren Implementierung
  • Erste Ansprechperson für Nutzer:innen sowie Hauptkontakt zur IT-Abteilung
  • Austausch mit dem Dienstleister zu Supportfragen und Produktentwicklung
  • Koordination der Workshops und Testphasen sowie allgemeines Projektmanagement während der Implementierung
  • Konfiguration von Vorlagen und Buchungsseiten, Administration von Nutzerkonten sowie Datenbankpflege
  • Einrichtung und kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen in der Software
  • Schulung von Nutzern und Erstellung von Anleitungen
• Koordination mit der IT zu Supportfällen und Funktionsverbesserungen der im Team genutzten Systeme (Planungssoftware, Campus Management System, Learning Management System)
• Vorbereitung und Durchführung neuer Digitalisierungsprojekte innerhalb des Teams Academic Operations
• Vorantreiben der Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen sowie Beratung zur Prozessoptimierung in allen Bereichen des Teams
• Unterstützung bei der Koordination weiterer team- und abteilungsübergreifender Projekte
• Unterstützung bei Datenanalysen und Reporting

Wir bieten Ihnen eine Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und Selbstständigkeit eingebunden in ein engagiertes Team. Sie sind Experte für die Planungssoftware TimeEdit und ihre Nutzung bei allen Schritten des Planungsprozesses innerhalb der Degree Programmes sowie für die hochschulweiten Raumbuchungen. Als Hauptansprechpartner:in für Nutzer:innen, die IT sowie den externen Dienstleistern sind sie Schnitt- und Koordinierungsstelle für Supportfragen, Systemverbesserungen und die Einführung neuer Module.

Gleichzeitig unterstützen Sie das Team der Academic Operations in seiner täglichen Arbeit, indem Sie zu Best practices der Softwarenutzung beraten, neue Funktionen testen und Prozesse und Produkt in Einklang bringen. Dabei überblicken Sie die Arbeitsabläufe innerhalb des Teams und der Abteilung und tragen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung bei.

• Sie verfügen über einen abgeschlossenen Hochschulabschluss sowie mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung.
• Sie arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld und schätzen die Zusammenarbeit mit Akteuren aus verschiedenen Bereichen.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige und proaktive Arbeitsweise aus, behalten auch in komplexen Situationen den Überblick und organisieren sowohl Ihre eigene Arbeit als auch die Ihnen übertragenen Projekte zuverlässig und souverän.
• Sie entwickeln gerne gemeinsam Lösungen und sind geübt darin, effektiv mit Kolleg:innen und externen Partner:innen zusammenzuarbeiten. Der Austausch und die Beratung von Kolleg:innen bereiten Ihnen Freude.
• Sie bringen ein ausgeprägtes technisches Verständnis, starke analytische Fähigkeiten und eine hohe Motivation mit, sich in komplexe Systeme und deren Zusammenhänge
• Sie haben nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Koordinationsfunktion, idealerweise im IT-Umfeld einzuarbeiten.
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen, vertiefte Kenntnisse in der Excel-Nutzung und Prozessmanagement-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Sie verfügen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ausgezeichnete mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.

• Accessible Workplace
• Company Pension Scheme
• Subsidised Cafeteria
• Corporate-Benefit-Programme
• Extra Vacation Days for Special Occasions
• Free German- and English Language Courses
• Health Programmes
• Opportunities for Education and Professional Development
• Employee Events
• Excellent Transportation Links
• Sport and Fitness Offers
• Discounted Deutschlandticket